为了加强公司内部和外部往来帐的管理工作，明晰相互之间的债权债务关系，杜绝因往来清理、对帐不及时、对帐后无确认等原因而导致公司利益受到损失等情况发生，特制定本制度。
一、往来对帐的岗位设置与职责
1、财务经理职责：
1)审核"资金申请单"，特别关注大额款项的支付申请。
2)每月负责检查对帐小组成员每月对帐工作计划，并落实责任人。
3)针对对帐过程中出现的差异问题，作好与营销部、供应商的协调工作。
4)随时关注公司往来帐异常情况，并就异常情况采取措施进行解决。
5)监督往来主管、往来对帐员的日常工作及验收对帐完成质量。
2、往来主管岗位职责：
1)监督往来对帐人员履行对帐工作职责，并就公司往来对帐情况进行统筹安排。
2)审核"资金申请单"，严格按照合同规定与供应商结算。根据公司制定的审批权限，管理公司与各供应商之间的经济业务往来事项。
3)审核"资金申请单"，检查商品采购账与应收应付账款余额、供应商档案了解供应商情况，对出现有付款风险的供应商应立即通知财务经理，并拒绝签字。
4)每月编制往来对帐月报表，并检查对账员对账计划的完成情况，每月与财务经理签订《往来对帐工作责任书》。
5)每月定期检查与供应商的往来账目，避免产生因人为因素造成返利等应收账款不到位给公司造成的经济损失，防止呆账、坏账的发生。
6)每月检查对帐通知发出的及时性，对于没有按时来核对往来账的供应商有权提出停止付款的建议，直到往来账核对清楚后，往来主管签字，财务经理审批后方可继续付款，往来账核对不清楚，往来主管又签字付款，由此造成公司损失由往来主管负主要责任。
7)每月清理一次商品采购账借方余额、应收账款借方。若商品采购出现借方余额，应及时到系统中查找原因，确认是否有验收供应商抬头窜户或验收单价错误，并通知相关人员调整。若应收账款借方帐龄在6个月以上的，要查明原因，并上报财务管理中心。
8)每月清理一次本月新增供应商、本月停止合作的供应商，对于出现上述情况的供应商需要写明具体情况，并上报财务管理中心。
9)与供应商财务加强联系，通过多种形式检查对帐工作，所有往来对帐确认书必须要求供应商签字盖章。
10)加强与公司内部(业务员、返利结算员)的联系，对于挂应收没有书面确认的款项，及时要求补全书面资料。避免产生因人为因素造成返利等应收账款不到位给公司带来的经济损失，防止呆账、坏账的发生。
11)对多打预付款现象的监控，每月往来主管要定期监控多打预付款现象，基本公式为：初步认定多打款=应付账款借方-商品采购贷方余额*1.17，逐一排除入帐不及时、供应商更换名头等原因，一经发现多打预付款要及时扣回，并对有关责任人员进行处罚。确保公司流动资金的安全与完整。
3、往来对帐员岗位职责：
1)每月财务结帐后，排对账计划，并及时通知供应商前来核对应收应付帐(12201及20401科目)，并出具"对帐余额调节表"(格式见附件)，对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整。
2)每月编制往来对帐月报表，每月与财务经理签订《往来对帐工作责任书》。
3)每月查询商品采购帐(13101科目)的帐面余额，若是清场结大帐的供应商，业务员应先通知财务部对账，必须核对商品采购帐。
4)每月对银行存款明细帐与银行对帐单进行核对，并出具"银行存款余额调节表"，对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整。
5)每月与外地分公司进行内部往来(12001科目)的核对，并出具《余额调节表》，对于未达帐项要及时与外地分公司联系查找原因，并通知相关人员调整。
6)每月与独立核算单位进行内部往来(12002科目)的核对，并出具《余额调节表》，对于未达帐项要及时与各独立核算单位联系查找原因，并通知相关人员调整。
4、返利结算员：
1)建立健全供应商档案，熟知各供应商的供货政策、结算方式等合同内容，做好各供应商应收账款记录，并监督返利和各项费用的回收，对于未达账项及时向领导反映，并提出合理化建议。
2)每次结帐前，要求业务员及时将应结帐的供应商清单传递到财务，根据即将结帐的供应商清单，将对应的应扣返利和费用清单传递给业务员。
3)每月与业务员核对应收返利费用，出具《返利费用确认表》见附表6。与业务员对帐后，仍不能达成一致意见的，要求业务员与供应商业务员预约对帐。我司业务员、供应商业务员、我司返利结算员三方对帐后未能达成一致意见的，暂停结帐直到对帐后达成一致意见。
4)每次结帐前监督业务在规定的时间将签署完毕的资金申请提交财务审批，逾期提交资金申请影响结算流程正常推进的，返利结算员对逾期资金申请不予接收。
5)审核资金申请单上应填写的业务内容是否齐全，签署是否完毕，审核应扣款项是否按扣款清单填写，是否有逾期未扣款项。
6)对于未挂应收即帐扣的款项，要求业务经理及时将应收标准提交财务;对于帐扣后已收大于应收的款项，及时与业务经理沟通，取得书面证据(确认函、协议等)后补挂应收。
7)对于正常付款一般不允许先帐扣后折让，对业务资金申请中先帐扣后折让的，要求供应商先开折扣折让发票，我司方予结帐;如果有特殊情况允许先帐扣后折让时应登记流水帐，返利结算员与进货结算员共同监控后期发票到位情况，若发票未在规定的时间到位，暂停结帐。
8)对于允许先帐扣后开退税证明的情况，要求供应商在规定的时间开红字发票，及时与进货结算员和税务管理员协调，监控发票到位情况。
5、返利主管：
1)与业务经理协调，敦促业务员及时将即将结帐的供应商清单传递到财务;监控返利结算员向业务传递应扣款清单，使财务和业务对应扣款在结帐前达成一致。
2)对于发票到位严重滞后的供应商，与业务沟通问题产生的原因和解决的办法。
3)监控预付款发票到位情况，对于发票到位严重滞后的情况，追究问题产生的原因和库存的合理性及预付打款的必要性。
4)监控清理前期正常打款中先帐扣后折让，发票至今未到的情况，负责与业务协调。
5)负责协调和监控返利结算员、返利会计、业务干事、发票录入员工作配合情况。
6)向供应商业务、财务了解合同外应收由供应商财务确认的可能性。可操作的供应商可先试行由供应商财务确认。避免供应商财务日后对帐不确认。
7)协调开票中供应商要求与公司规定冲突的问题。避免开阴阳发票，给对帐造成困难。做好对供应商的解释工作。对合同签订中存在的问题与业务经理沟通，要求在新合同中改正。 |
